10 tipů jak na online vyjednávání

PŘÍPRAVA - 80% úspěchu ve vyjednávání závisí na PŘÍPRAVĚ

Dobrá příprava nám pomůže k získání sebejistoty, přesvědčivosti i kredibility, a navíc zvýší naše šance získat tu nejlepší dohodu v daný čas. Co je třeba si uvědomit navíc:

• pokud vyjednáváte v tandemu s kolegou, ideálně buďte spolu v jedné místnosti, ale každý u svého počítače a svým připojením. Využijte konferenčního telefonu např. Jabra nebo si jeden z vás mikrofon I reproduktor vypněte a využijte jen na jednom počítači.
• jasně si rozdělte role, online prostředí více svádí ke skákání do řeči. Domluvte se, jak si budete slovo předávat – není třeba kouřových signálů, stačí se oslovit jménem a např. vyzvat kolegu, aby klientovu otázku zodpověděl on. Tím take zabráníte tomu, že např. pracujete s tichem a váš kolega to nevydrží a začne mluvit.
• schůzku plánujte max. na 1 hodinu. Práce v online vyžaduje přibližně o 30% více naší energie a delší schůzka už bude neproduktivní. S tím úzce souvisí nutné nastavení priorit, co MUSÍTE probrat a co případně dořešíte později.

ONLINE PLATFORMA a KVALITNÍ INTERNET - technické zázemí je potřeba mít vyřešené předem a vy se plně soustřeďte na vyjednávání! 

• v dostatečném předstihu si s klientem odsouhlaste a vyzkoušejte online platformu. Určitě si vyzkoušejte sdílení obrazovky , zapínání, vypínání zvuku a obrazu, jak se přihlásit o slovo.
• pokud je to možné volte online platformu, ve které se už pohybovat umíte – získáte tím výhodu svého hřiště 
• plánujete-li sdílet podpůrné materiály, tak si je předem otevřete, ať je máte rychle nachystané ke sdílení 

SMALL TALK - ONLINE vs OFFLINE vyjednávání – stejné a přece jiné…

Začněte NEFORMÁLNĚ – i při OSOBNÍM setkání byste se zeptali, jak se druhá strana má a nešli hned k práci. Online nás tlačí k větší efektivitě a rychle přejít k věci, nicméně small talk má i svou „business“ úlohu:

• pomáhá navodit atmosféru k jednání
• můžeme se naladit na stejnou vlnu
•  získáme důležité business informace při neformálním úvodu

Jen pozor, ať neformální úvod netrvá déle než samotné vyjednávání.

UPRAVTE SI POZADÍ OBRAZOVKY, i to komunikuje – např. logo vaší firmy, fotka budovy, ve které sídlíte nebo využijete nabídky, které různé platformy nabízí ve svém menu.

Fotka pláže či hor odlehčí atmosféru, ale k důležitému vyjednávání vhodná není.

Některé zdroje doporučují v pozadí pouštět video, díky tomu pak druhou stranu udržíte ve větší pozornosti.

KAMERA – pro nejefektivnější vyjednávání je třeba zapojit všechny složky komunikace a to včetně té neverbální (mimika, gesta, řeč těla) a to bez zapojení kamery na obou stranách nepůjde.

• pokud váš počítač nemá kameru zabudovanou, rozhodně si pořiďte externí
• vysvětlete výhody zapnuté kamery i druhé straně, jděte příkladem
• buďte spíše dále od kamery, ať je vidět „řeč těla“ – vaše gesta podpoří obsah vašich slov
• nastavte si správně světlo – nikdy neseďte s oknem v zády – stane se z vás jen silueta

A KAMERA či VIDEO ještě jednou…

• umístění kamery má být ve výši vašich očí – kdo má laptop, tak si ho podložte např. balíkem kancelářských papírů
• správné rozložení obrazovky se řídí pravidlem třetin – 1 třetina - oči od horní hrany pc, 2 třetiny zabírají zbytek těla, díky tomu využijete svou řeč těla
• dívejte se do kamery, ne do obrazovky
• vypněte si své „okno“, ať sami sebe nerozptylujete 

BUĎTE PŘESVĚDČIVÍ – vaši přesvědčivost zvýšíte, pokud si STOUPNETE.

• při sezení si mačkáte bránici, to ovlivňuje vaše dýchání I řeč
• mnohem víc tak zapojíte I řeč svého těla
• upravte si předem umístění kamery, ať na ostatní neshlížíte svrchu
• počítač si podložte balíkem papírů nebo využijte žehlící stůl – u žehlení se také většinou stojí 
• investujte do “nohou” stolu s polohovatelnou výškou

POZOR – nerozeběhněte se moc od kamery, ať se neztratíte z obrazovky.

ZAPOJENÍ OBOU STRAN – online komunikace je až o 30% více náročná na udržení pozornosti než při fyzickém setkání.

Většinou cílem vyjednávání je dohoda  a na to potřebujete I protistranu. Je třeba protistranu stále udržovat v interakci.

• vyhněte se monologu – v tom vám pomůže I zapojení kamery druhé strany, kde můžete sledovat její řeč těla
• ptejte se na názor, souhlas či doplnění, hlavně ať je pořád druhá strana zapojená a napojená
• parafrázujte tvrzení druhé strany – zlepšuje to pochopení I druhá stana ocení, že ji bedlivě nasloucháte
• střídejte nástroje – mluvte/naslouchejte, ukazujte podpůrné materiály, využijte reactions v online platformách

Jak zapojíte druhou stranu si PŘEDEM rozmyslete – a jsme zpět u tipu č. 1 PŘÍPRAVA.

SOUSTŘEĎTE - vyjednávání je náročná disciplína a musíte si pro ni vytvořit vhodné podmínky. Jinak kývnete na něco , co jste ani nechtěli jen proto, že zrovna jste řešili hádku vašich ratolestí nebo sledovali chat kolegů.

• vypněte si všechny aplikace a notifikace na počítači
• vypněte si mobil nebo ho alespoň obraťte displayem dolů
• multitasking neexistuje popř. dramaticky snižuje naší produktivitu
• 15 minut předem už nic jiného neřešte a jen se mentálně připravujte na nadcházející jednání
• předem si zajistěte na klíčová jednání klid – dohoda s rodinou

PÍSEMNÁ REKAPITULACE po jednání – I pro ty, co zápis z jednání býval samozřejmostí, nyní v online době na něj často zapomínají.

Doporučuji se při tvorbě zápisu držet pravidla 3xS:

• specifický
• stručný
• společně odsouhlasený

…a odeslaný do 24 hodin po jednání.